Los secretos mejor guardados de la facturación electrónica
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional en papel, y que tiene la misma validez legal y fiscal. La facturación electrónica debe cumplir con algunos requisitos para garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad.
En España, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año desde enero de este año cursante 2023, y para el resto de las empresas se aplicará de forma gradual hasta el 2025. Esta medida tiene como finalidad promover la digitalización empresarial, luchar contra la morosidad y facilitar el control tributario.
Contenido
Objetivo de la facturación electrónica
La facturación electrónica es de uso obligatorio para todas las empresas en España, según lo decidido por el Gobierno. El proyecto de la factura electrónica B2B en España fue aprobado el 30 de noviembre de 2021 en el Consejo de Ministros, dentro de la Ley Crea y Crece de Empresas. La Dirección General de Política Económica publicó esta medida, medida que luego se difundió en el BOE.
El objetivo es que el uso impulse la digitalización empresarial y se pueda combatir la morosidad en las operaciones comerciales, para fomentar el crecimiento de las mismas en España. Los líderes políticos y económicos quieren más transparencias en los procesos mercantiles y apoyar la digitalización en las pequeñas y medianas empresas que tienen más dificultad para ser competitivas, lo que beneficia a las organizaciones disminuir costes por transacción y mejorar la eficiencia en el proceso de facturación.
Lo mejor de la facturación electrónica
Ahorro de costos
Se reduce el gasto de impresión, envío, almacenamiento y gestión de facturas al eliminar el papel, aproximadamente un 80 %.
Mayor rapidez
El envío y recepción de las facturas es instantánea, lo que ayuda a agilizar el proceso de cobro-pago, mejorando la relación con los clientes y proveedores.
Menor impacto ambiental
Gracias a la reducción del papel, se contribuye a la protección del medio ambiente fomentando la responsabilidad social corporativa.
Mayor seguridad
Las facturas electrónicas deben tener una firma digital con un certificado reconocido, garantizado la autenticidad e integridad. Se puede almacenar en la nube o servidores de forma segura sin riesgo a pérdida o deterioro.
Mayor eficiencia
El proceso de facturación automática evita errores humanos, se optimiza tiempo, y se facilita la gestión contable/fiscal. Se puede acceder a ella de manera digital desde cualquier dispositivo y lugar.
Mayor transparencia
Se facilita la interoperabilidad entre los sistemas informáticos de las empresas y las administraciones públicas, permitiendo un mayor control y seguimiento de las operaciones comerciales y tributarias.
Solución tecnológica adecuada
Hay diferentes opciones para emitir las facturas electrónicas: plataformas web, aplicaciones móviles, programas de gestión o servicios de terceros. Elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y características de tu negocio es ideal, sobre todo cuando se tiene en cuenta los costes, seguridad, compatibilidad y facilidad de uso.
Solicitud de certificados y códigos necesarios
Es necesario que cuentes con el certificado digital por la Agencia Tributaria para garantizar la autenticidad e integridad de la facturacióin electrónica. Así como el código DIR3 que identifica a las entidades emisoras y receptoras de facturas electrónicas.
Adaptación de los procesos y formación al personal
La facturación electrónica implica un cambio, por lo que es necesario adaptar los procesos internos y externos, así como formar al personal encargado en facturación. Esto evita errores y confusiones.
Comunicar a los clientes y proveedores
Importante que los clientes y proveedores estén enterados del cambio a la factura electrónica, por lo que se debe pedir los datos y preferencias.
Pruebas pilotos
Es necesario hacer pruebas pilotos con algunos clientes antes de implementar la facturación electrónica, para la comprobación del correcto funcionamiento y detección de errores o insidencias.
Formatos de la facturación electrónica en España
La digitalización de las empresas tiene años en marcha y afecta a todos los sectores. Por eso, no es de sorprender que se hayan desarrollado diferentes formatos de facturación electrónica. Pero se sabe que ahora estamos en un momento en el que se quiere unificar los procesos, sea cual sea la empresa y el sector. En España, en el área empresarial, hay varios formatos de factura electrónica muy usados.
e-Factura
La e-Factura es un término que abarca todo lo que tiene que ver con la facturación electrónica sin importar el formato concreto que se use. Es una opción eficaz y ecológica a diferencia de las facturas emitidas en papel, ya que se emiten, reciben y gestionan a través de softwares como el de easyap y/o medios digitales.
Factura online
La facturación online se usa para describir el proceso de envío y recepción de facturas por medios electrónicos. Como en el caso de las e-Facturas, hacemos referencias al correo electrónico y a las plataformas de facturación online.
Facturae
El formato Facturae es el estándar oficial para la facturación electrónica en España. Cumple con todos los requisitos legales, es el formato obligatorio y que piden casi siempre las administraciones públicas en sus operaciones con las empresas privadas. El uso de este formato asegura la validez legal de las facturas electrónicas.
UBL (Universal Business Lenguaje)
Aunque Facturae es el estándar más habitual, algunos sectores y empresas usan el formato UBL para la emisión de facturas electrónicas. En este caso, nos referimos a un estándar internacional, que está muy reconocido, y que es compatible con las normativas europeas.
EDIFICAT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
EDIFICAT es un estándar global de intercambio electrónico de datos que también se usa en algunos casos para la facturación electrónica, en España y otros países. Es verdad que en nuestro país es menos frecuentes que Facturae, pero rs válido en ciertos contextos.
Formatos personalizados
Por último, hay empresas que usan formatos personalizados que cumplen los requisitos legales de la facturación electrónica. Sin embargo, es importante asegurarse de que son acordes con la normativa vigente y aceptados por los receptores de facturas.
Sea cual sea el formato de factura electrónica que uses, las facturas deben cumplir con los requisitos legales y técnicos establecidos por la legislación española y europea, como la Ley 25/2013 y la Directiva 2014/55/UE.
Ley Crea y Crece de facturación electrónica en España
La Ley Crea y Crece es una norma que busca fomentar el crecimiento empresarial en España. Sus principales metas son: ayudar a crear empresas, eliminar barreras regulatorias, apoyar la digitalización y combatir la morosidad. La ley se aprobó por el Congreso de los Diputados el 15 de septiembre de 2022 y se publicó en el BOE el 29 de septiembre de 2022.
Esta ley forma parte de las reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia promovido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que empezó con los fondos europeos NextGenerationEU.
1.030 palabras sin títulos
Los secretos mejor guardados de la facturación electrónica
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional en papel, y que tiene la misma validez legal y fiscal. La facturación electrónica debe cumplir con algunos requisitos para garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad.
En España, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año desde enero de este año cursante 2023, y para el resto de las empresas se aplicará de forma gradual hasta el 2025. Esta medida tiene como finalidad promover la digitalización empresarial, luchar contra la morosidad y facilitar el control tributario.
Objetivo de la facturación electrónica
La facturación electrónica es de uso obligatorio para todas las empresas en España, según lo decidido por el Gobierno. El proyecto de la factura electrónica B2B en España fue aprobado el 30 de noviembre de 2021 en el Consejo de Ministros, dentro de la Ley Crea y Crece de Empresas. La Dirección General de Política Económica publicó esta medida, medida que luego se difundió en el BOE.
El objetivo es que el uso impulse la digitalización empresarial y se pueda combatir la morosidad en las operaciones comerciales, para fomentar el crecimiento de las mismas en España. Los líderes políticos y económicos quieren más transparencias en los procesos mercantiles y apoyar la digitalización en las pequeñas y medianas empresas que tienen más dificultad para ser competitivas, lo que beneficia a las organizaciones disminuir costes por transacción y mejorar la eficiencia en el proceso de facturación.
Lo mejor de la facturación electrónica
Ahorro de costos
Se reduce el gasto de impresión, envío, almacenamiento y gestión de facturas al eliminar el papel, aproximadamente un 80 %.
Mayor rapidez
El envío y recepción de las facturas es instantánea, lo que ayuda a agilizar el proceso de cobro-pago, mejorando la relación con los clientes y proveedores.
Menor impacto ambiental
Gracias a la reducción del papel, se contribuye a la protección del medio ambiente fomentando la responsabilidad social corporativa.
Mayor seguridad
Las facturas electrónicas deben tener una firma digital con un certificado reconocido, garantizado la autenticidad e integridad. Se puede almacenar en la nube o servidores de forma segura sin riesgo a pérdida o deterioro.
Mayor eficiencia
El proceso de facturación automática evita errores humanos, se optimiza tiempo, y se facilita la gestión contable/fiscal. Se puede acceder a ella de manera digital desde cualquier dispositivo y lugar.
Mayor transparencia
Se facilita la interoperabilidad entre los sistemas informáticos de las empresas y las administraciones públicas, permitiendo un mayor control y seguimiento de las operaciones comerciales y tributarias.
Solución tecnológica adecuada
Hay diferentes opciones para emitir las facturas electrónicas: plataformas web, aplicaciones móviles, programas de gestión o servicios de terceros. Elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y características de tu negocio es ideal, sobre todo cuando se tiene en cuenta los costes, seguridad, compatibilidad y facilidad de uso.
Solicitud de certificados y códigos necesarios
Es necesario que cuentes con el certificado digital por la Agencia Tributaria para garantizar la autenticidad e integridad de la facturacióin electrónica. Así como el código DIR3 que identifica a las entidades emisoras y receptoras de facturas electrónicas.
Adaptación de los procesos y formación al personal
La facturación electrónica implica un cambio, por lo que es necesario adaptar los procesos internos y externos, así como formar al personal encargado en facturación. Esto evita errores y confusiones.
Comunicar a los clientes y proveedores
Importante que los clientes y proveedores estén enterados del cambio a la factura electrónica, por lo que se debe pedir los datos y preferencias.
Pruebas pilotos
Es necesario hacer pruebas pilotos con algunos clientes antes de implementar la facturación electrónica, para la comprobación del correcto funcionamiento y detección de errores o insidencias.
Formatos de la facturación electrónica en España
La digitalización de las empresas tiene años en marcha y afecta a todos los sectores. Por eso, no es de sorprender que se hayan desarrollado diferentes formatos de facturación electrónica. Pero se sabe que ahora estamos en un momento en el que se quiere unificar los procesos, sea cual sea la empresa y el sector. En España, en el área empresarial, hay varios formatos de factura electrónica muy usados.
e-Factura
La e-Factura es un término que abarca todo lo que tiene que ver con la facturación electrónica sin importar el formato concreto que se use. Es una opción eficaz y ecológica a diferencia de las facturas emitidas en papel, ya que se emiten, reciben y gestionan a través de softwares como el de easyap y/o medios digitales.
Factura online
La facturación online se usa para describir el proceso de envío y recepción de facturas por medios electrónicos. Como en el caso de las e-Facturas, hacemos referencias al correo electrónico y a las plataformas de facturación online.
Facturae
El formato Facturae es el estándar oficial para la facturación electrónica en España. Cumple con todos los requisitos legales, es el formato obligatorio y que piden casi siempre las administraciones públicas en sus operaciones con las empresas privadas. El uso de este formato asegura la validez legal de las facturas electrónicas.
UBL (Universal Business Lenguaje)
Aunque Facturae es el estándar más habitual, algunos sectores y empresas usan el formato UBL para la emisión de facturas electrónicas. En este caso, nos referimos a un estándar internacional, que está muy reconocido, y que es compatible con las normativas europeas.
EDIFICAT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
EDIFICAT es un estándar global de intercambio electrónico de datos que también se usa en algunos casos para la facturación electrónica, en España y otros países. Es verdad que en nuestro país es menos frecuentes que Facturae, pero rs válido en ciertos contextos.
Formatos personalizados
Por último, hay empresas que usan formatos personalizados que cumplen los requisitos legales de la facturación electrónica. Sin embargo, es importante asegurarse de que son acordes con la normativa vigente y aceptados por los receptores de facturas.
Sea cual sea el formato de factura electrónica que uses, las facturas deben cumplir con los requisitos legales y técnicos establecidos por la legislación española y europea, como la Ley 25/2013 y la Directiva 2014/55/UE.
Ley Crea y Crece de facturación electrónica en España
La Ley Crea y Crece es una norma que busca fomentar el crecimiento empresarial en España. Sus principales metas son: ayudar a crear empresas, eliminar barreras regulatorias, apoyar la digitalización y combatir la morosidad. La ley se aprobó por el Congreso de los Diputados el 15 de septiembre de 2022 y se publicó en el BOE el 29 de septiembre de 2022.
Esta ley forma parte de las reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia promovido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que empezó con los fondos europeos NextGenerationEU.
1.030 palabras sin títulos
